Buchhalterische Gutschrift gemäß § 14 UStG
Rechnungen dürfen nach Zahlung nicht gelöscht oder verändert werden.
Stattdessen wird ein eigenes Gutschrift-Dokument (GS-Nummer) erstellt,
das die Originalrechnung gegenbuchend aufhebt oder mindert.
Beide Dokumente bleiben für Finanzamt und Behörden sichtbar.
Vollstorno: Die gesamte Rechnung wird buchhalterisch aufgehoben. Die Originalrechnung erhält den Status «Storniert», ein Gutschrift-Dokument über den vollen Betrag wird erstellt. Wurde bereits gezahlt, ist der Betrag zu erstatten.
Kulanz-Gutschrift: Die Rechnung bleibt bestehen. Ein separates Gutschrift-Dokument mindert den Netto-Forderungsbetrag um den eingegebenen Kulanz-Betrag. Für das Finanzamt sind beide Dokumente einsehbar.
Erstattung: Z.B. Kunde hat bezahlt, Teil ist defekt und er möchte Geld zurück, oder Fahrzeug-Rückabwicklung. Es wird eine Gutschrift über den Erstattungsbetrag erstellt. Nach Rücküberweisung als «verrechnet» markieren.